Hỏi - Đáp về Thủ tục Gia hạn, cấp đổi hộ chiếu

Hỏi:

Hiện tôi đang làm thủ tục định cư nước ngoài nhưng hộ chiếu của tôi đã hết hạn (hộ chiếu tôi được cấp năm 2000 có kèm theo 2 con sinh năm 1988 và 1990). Trường hợp của tôi nên gia hạn hay xin cấp mới lại hộ chiếu khác? Nếu cấp lại thì có tách hai con tôi ra không? Xin cảm ơn Luật sư.

HÀ THỊ KIM HIỀN (TP. Quy Nhơn, Bình Định, VN)

Trả lời:

Theo Thông tư số 09/2000/TT-BCA (A18) ngày 07/6/2000 của Bộ Công an hướng dẫn việc cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước, thì thủ tục gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam đang thường trú ở trong nước được qui định như sau:

- Đối với hộ chiếu đã hết hạn sử dụng chưa quá 01 năm thì người mang hộ chiếu có thể đề nghị gia hạn hộ chiếu;

- Đối với hộ chiếu đã hết hạn sử dụng từ 01 năm trở lên sẽ được xem xét cấp hộ chiếu mới.

Thời hạn sử dụng của hộ chiếu phổ thông là 05 năm tính từ ngày cấp; nếu hết hạn thì được gia hạn một lần với thời hạn sử dụng không quá 03 năm.

Như vậy, bạn cần kiểm tra ngày cấp hộ chiếu (được ghi trong hộ chiếu) của mình, xem thời gian hết hạn tính đến nay là bao lâu. Nếu đã hết hạn nhưng chưa quá 01 năm thì bạn có thể làm thủ tục xin gia hạn hộ chiếu, không cần phải xin cấp lại hộ chiếu mới. Ngoài ra, Thông tư số 09 nói trên cũng qui định, đối với trẻ em dưới 16 tuổi thì có thể giải quyết cấp chung hộ chiếu với cha, mẹ hoặc người đỡ đầu. Trường hợp con bạn (sinh năm 1990 và 1988) nay đã trên 16 tuổi thì phải xin cấp riêng cho mỗi cháu một hộ chiếu.

Về hồ sơ xin gia hạn hộ chiếu, gồm:

- 01 tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu của Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an). Bạn có thể nhận mẫu này tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh;

- Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng;

Hồ sơ nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an tỉnh.

Nếu hồ sơ nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh thì trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ xem xét giải quyết và trả kết quả cho người đề nghị. Nếu hồ sơ nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thì trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc Công an tỉnh phải chuyển hồ sơ về Cục Quản lý xuất nhập cảnh; trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét giải quyết và chuyển kết quả về Công an tỉnh để trả lời cho người đề nghị.

Về hồ sơ xin cấp mới hộ chiếu đối với người không phải là cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị Quân đội nhân dân và Công an nhân dân; nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài, gồm các giấy tờ sau:

- - 02 tờ khai để cấp hộ chiếu có dán ảnh đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng Công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn;

- - 04 ảnh cỡ 4×6 cm mới chụp: mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính, chụp rõ mặt, rõ vành tai, trang phục tác phong nghiêm túc, lịch sự. Ảnh được chụp trên phông nền màu sáng (không phải phông nền màu sẫm như lâu nay thường dùng). Người dưới 16 tuổi đi cùng hộ chiếu của bố, mẹ hoặc người đỡ đầu thì nộp ảnh cỡ 3×4cm.

Lưu ý: khi đi nộp hồ sơ cần mang theo bản chính của CMND và sổ hộ khẩu gia đình (hoặc giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, sổ đăng ký tạm trú có thời hạn, giấy tạm trú có thời hạn để đối chiếu).

Trong thời gian không quá 10 ngày làm việc (đối với người xuất cảnh có thời hạn) và không quá 20 ngày làm việc (đối với người xuất cảnh định cư) kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Công an tỉnh có trách nhiệm xem xét. Nếu không thuộc trường hợp chưa được phép xuất cảnh thì chuyển hồ sơ về Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Tại đây, trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc (đối với người xuất cảnh có thời hạn) và không quá 10 ngày làm việc (đối với người xuất cảnh định cư) kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh có trách nhiệm kiểm tra và cấp hộ chiếu.

Lệ phí gia hạn hộ chiếu cho công dân Việt Nam làm thủ tục gia hạn hộ chiếu ở trong nước là 100.000 đồng; lệ phí cấp mới hộ chiếu là 200.000 đồng (Thông tư số 60/2005/TT-BTC ngày 01/8/2005 của Bộ Tài chính).

—————————————————————————————————

Hỏi - Đáp về Nguyên tắc, thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự

Hỏi:

Tôi đang chuẩn bị làm thủ tục đăng ký kết hôn với công dân trong nước, xin hỏi: khi hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ thì cơ quan hữu trách ở Việt Nam dựa trên nguyên tắc nào để chứng thực, thủ tục thực hiện ra sao?

LAN NGUYÊN (USA}

Trả lời:

Theo thông tư số 01/1999/TT-BNG ngày 03-06-1999 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thì những giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Giấy tờ, tài liệu phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa; trường hợp có bị tẩy xóa sửa chữa thì phải được đính chính theo quy định của pháp luật nơi lập văn bản đó.
- Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm tại Việt Nam.
- Giấy tờ tài liệu của nước ngoài khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam phải được chứng thực của Bộ Ngoại Giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại; tại Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền ở nước thứ ba tại nước sở tại - nếu là giấy tờ, tại liệu của nước thứ ba đó.
- Giấy tờ, tài liệu có từ hai tờ trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

Về thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự là: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (gọi là Cục Lãnh sự); Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài (gọi chung là cơ quan đại diện của Việt Nam). Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như sau: người có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến một cơ quan có thẩm quyền nộp hồ sơ gồm:
- Điền vào phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu đề nghị nhận tại cơ quan giải quyết).
- Nộp bản chính hoặc bản sao có chứng nhận sao y các giấy tờ, tài liệu cần hợp hóa lãnh sự, kèm theo bản dịch (nếu có). Trong trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được. Bản dịch đó phải được công chứng (công chứng ở đây được hiểu là việc cơ quan công chứng địa phương hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật).
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên (không cần chứng nhận sao y).
- 01 bản chụp chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (phải xuất trình bản gốc để đối chiếu).
Trong trường hợp xét thấy cần thiết, cơ quan giải quyết việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ yêu cầu giải thích rõ hoặc xuất trình giấy tờ khác để chứng minh mục đích sử dụng giấy tờ, tài liệu, nếu có nghi ngờ về tính xác thực thì người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải chờ để các cơ quan chức năng phối hợp xác minh.
Thời gian giải quyết việc hợp pháp hóa lãnh sự thông thường từ một đến hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; trường hợp đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu có số lượng lớn hoặc nội dung phức tạp thì thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá mười ngày làm việc.
Xin góp ý thêm, khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay được hiểu là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Việc hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình thức giấy tờ, ngoại trừ khi cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam được yêu cầu và nội dung các giấy tờ tài liệu của nước ngoài đó đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng thực.

—————————————————————————————————

Hỏi - Đáp về ” Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân “

Hỏi:

Cô Nguyễn Thị A đi học ở nước XYZ đến thời điểm hiện tại đã được 10 tháng liên tục, không đi qua nước nào khác quá vài ngày. Ngay trước khi đi, cô A đã xin giấy xác nhận độc thân của Phường ABC nơi cô A cư trú. Nay cô A muốn làm thủ tục đăng ký kết hôn, và cần liên hệ với phòng Lãnh sự của ĐSQ Việt Nam ở nước XYZ, nên đã trình giấy chứng nhận độc thân này với phòng Lãnh Sự (LS). Tuy nhiên phòng LS trả lời là giấy này đã quá hạn 06 tháng nên không chấp nhận. Ngoài ra, còn có lý do không chấp nhận là phòng LS không tin con dấu của Phường ABC, mà muốn được phòng LS tin, con dấu này cần phải “xác nhận” lại một lần nữa bởi Sở Ngoại vụ. Vấn đề là: tuy giấy đã quá hạn, nhưng cũng có giá trị chứng minh thời gian độc thân ở trong nước, và có xin giấy mới thì cũng chỉ có ý nghĩa như vậy. Thời gian cô A ở nước XYZ thì lại do chính phòng lãnh sự quản lý, chính cơ quan này lại là cơ quan cô A đến đăng ký kết hôn. Nhưng lại chính phòng LS không chấp nhận làm thủ tục đăng ký. Vậy điều này có gì không hợp lý?

NGÔ MINH TOÀN (Italy)

Trả lời:

Anh Minh Toàn thân mến,

Chúng tôi xin trả lời câu hỏi của anh như sau:

Về thời hạn sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

Khoản 3 điều 67, khoản 1 điều 18 Nghị định 158/2004/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch đều qui định rõ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 06 tháng tính từ ngày xác nhận. Do đó, việc cơ quan lãnh sự của Việt Nam không chấp nhận giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã quá thời hạn này do cô A xuất trình là hoàn toàn phù hợp với qui định nói trên của pháp luật. Mặt khác, Nghị định nói trên không có qui định về trường hợp ngoại lệ, và cũng không có văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến vấn đề này nên cơ quan lãnh sự sẽ khó có thể “du di” trong trường hợp của cô A.

Như vậy, Cô A phải nộp cho cơ quan lãnh sự một giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới. Cô ấy có thể nhờ người thân ở Việt Nam thay mình liên hệ với Ủy ban nhân dân xã, phường nơi cô ấy đăng ký hộ khẩu thường trú trước khi xuất cảnh để xin cấp Giấy xác nhận độc thân và gửi sang cho cô A.

Về chứng nhận lãnh sự

Theo Thông tư số 01/1999/TT-NG qui định về thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu thì nguyên tắc chung các chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam trước khi sử dụng ở nước ngoài phải được hợp pháp hoá - gọi là thủ tục chứng nhận lãnh sự, nếu cơ quan tiếp nhận có yêu cầu.

Trong trường hợp của cô A, tạm chia thành hai giả thiết:

a) Nếu cơ quan tiếp nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là cơ quan Lãnh sự của Việt Nam tại nước XYZ thì việc cơ quan này yêu cầu cô A phải liên hệ với Sở Ngoại vụ tại TPHCM để chứng thực đối với chữ ký, con dấu trên giấy xác nhận là không trái với qui định này. Bởi lẽ luật cũng không qui định việc miễn trừ chứng thực trong trường hợp cơ quan tiếp nhận là cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

b) Nếu cơ quan quan tiếp nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là cơ quan có thẩm quyền của nước XYZ thì thủ tục chứng nhận lãnh sự là bắt buộc (nếu nước XYZ và Việt Nam không ký kết điều ước quốc tế có qui định miễn hợp pháp hoá lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu). Mặt khác, tại điểm 6 mục II của Thông tư này có qui định: “Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam chỉ được chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam (lãnh sự quán, đại sứ quán…) khi đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ chứng thực. Do vậy, cô A. vẫn phải liên hệ với Sở Ngoại vụ tại TPHCM để chứng thực con dấu, chữ ký trên giấy tờ trước khi chuyển qua cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước XYZ chứng nhận lãnh sự.

Đôi điều góp ý cùng bạn.

Tags: dịch thuật, du học singapore, du học úc, tư vấn dịch thuật, việt úc châu